Zarządzanie czasem – 1 istotny szczegół, o którym zapominamy i 14 pomocnych trików

Może dla niektórych to co napisze w tym wpisie będzie oczywistością, ale myślę też, że dla niektórych może być również dużą inspiracją, do tego, żeby skupiać się nad tym, co NAPRAWDĘ ważne jeśli chodzi o zarządzanie czasem (czy jak kto woli w zarządzanie sobą w czasie).

Po co my w ogóle zajmujemy się czymś takim, jak zarządzanie czasem (niektórzy twierdzą, że powinno się mówić: zarządzanie sobą w czasie, ale wydaję mi się, że jeśli będziemy traktować czas, tak jak inne nasze zasoby, np. pieniądze, narzędzia, informacje, to spokojnie możemy mówić, że zarządzamy czasem, a nawet jeśli czas ma inny charakter niż wspomniane zasoby, to i tak czy my będziemy nazywać ten proces „zarządzanie czasem”, czy „zarządzanie sobą w czasie”, nie ma to żadnego praktycznego znaczenia). Zajmujemy się tym, ponieważ chcemy efektywnie go wykorzystywać. Efektywnie to znaczy: przy najmniejszych nakładach osiągnąć największe rezultaty. To tak jak z każdym innym zasobem: ograniczamy koszt i maksymalizujemy korzyści.

Tak więc jednym z celów zarządzania czasem jest ograniczenie jego marnowania. Ale przecież czas cały czas płynie, a wiec czy cały czas się marnuje? Nie. Mówimy, że czas marnuje się, wtedy, kiedy nie jest produktywnie wykorzystywany. I tutaj właśnie dochodzimy do owego istotnego szczegółu: żeby dobrze zarządzać czasem musimy zdawać sobie sprawę z tego, kiedy czas jest marnowany, a kiedy nie, bo moim zdaniem nie koniecznie ma to związek z produktywnością.

Czy kiedy siedzisz w wygodnym fotelu i czytasz ulubionego autora popijając ulubioną herbatę, to marnujesz czas, czy nie? Oczywiście, że nie. Ale czy ten czas jest produktywny. No nie. Oczywiście to forma odpoczynku, która może zapewnić nam produktywność, ale nie musi (przecież, nie każdy kto czyta książki jest produktywny, a nie każdy kto jest produktywny czyta książki).

W odpowiedzi na pytanie, czy marnujemy czas, czy nie, moim zdaniem lepiej posłużyć się pytaniem:

Na co NAPRAWDĘ chcę przeznaczyć ten czas?

Z wyraźnym podkreśleniem słowa NAPRAWDĘ.

Osobiście jestem zdania (i wiem, że może ono być nieco kontrowersyjne), że jeśli NAPRAWDĘ wiesz, czego chcesz to nie musisz zarządzać swoim czasem.

Oczywiście jest to pewne uproszczenie myślowe, ponieważ jakoś tam siłą rzeczy tym czasem i tak zarządzamy, ale nie musimy się wtedy tak nad tym koncentrować. Jest to tak jakby wtórne.

Przykłady:

– jeśli naprawdę chcesz pisać bloga o skuteczności, to znajdziesz na to czas pomimo wielu codziennych obowiązków i pełnoetatowej pracy

– jeśli naprawdę chcesz skończyć pracę magisterską znajdziesz na to czas, pomimo pracy i studenckich imprez

– jeśli naprawdę podoba Ci się ta dziewczyna, to znajdziesz czas, żeby się z nią spotkać, nawet jeśli codziennie masz treningi

– jeśli naprawdę chcesz sfinalizować jakiś projekt w pracy to go sfinalizujesz, to nawet jak kolega z pracy poprosi się o przysługę, to nawet jeśli spełnienie jego prośby zajmie Ci trochę czasu (i to prawdopodobnie niezależnie, od tego, czy przysługa, o którą Cię prosi Twój kolega zajmie Ci 3 minuty, czy 4 godziny początkowo będziesz na niego tak samo zdenerwowany, że odrywa Cię od Twojej ważnej pracy)

Oczywiście ta zasada trochę inaczej będzie sprawdzała się w sytuacjach kryzysowych: kiedy się pali to, nie masz czasu na pisanie magisterski, spotkania z dziewczyną, czy pomoc koledze.

Przyjrzymy się też tej sprawie nieco z innej strony:

– wyobraź sobie, że masz wolny dzień (np. sobota) i nie masz konkretnych planów na ten dzień, coś tam zrobisz, wjedziesz na facebooka, trochę może sprzątniesz, oglądniesz jakiś film, poczytasz książkę, dzień Ci przeminie, a Ty możesz mieć poczucie, że jeszcze tyle rzeczy nie zostało zrobionych i o tylu sprawach jeszcze trzeba było pamiętać

– przychodzisz do pracy i akurat dziś nie ma pilnych spraw, zaczynasz więc od kawy, sprawdzasz maila, gadasz z współpracownikami, coś zjesz, może druga kawa, czas jakoś się dłuży, już byś chciał iść do domu, wreszcie idziesz, ale z poczuciem, że czegoś jeszcze nie zrobiłeś

Sprawa którą naprawdę chcesz zrobić, nadaje Twojej organizacji czasu pewną strukturę i to niezależnie od tego, czy jest to dominujący czasowo element życia (jakim niewątpliwie jest 8-godzinna codzienna praca), czy jest to coś nad czym pracujemy po godzinach.

Tak więc moim zdaniem cała problematyka zarządzania czasem jest moim daniem wtórna wobec odpowiedzi na pytanie: Co tak NAPRAWDĘ chcę? Jeśli już jednak odpowiemy sobie na to pytanie warto stosować w życiu kilka trików i rozwiązań, które sprawią, że nasz czas będzie efektywniej wykorzystywany w celu osiągnięcia tego, czego NAPRAWDĘ chcemy. Zwróćcie uwagę, że podkreślam tutaj słowo „naprawdę”, ponieważ niestety jest tak, że od tego co NAPRAWDĘ chcemy bardzo często odciąga nas to co chcemy.

Mam nadzieję, że rozumiecie o co mi chodzi? To co NAPRAWDĘ chcemy, to nasze marzenia, pragnienia, długofalowe plany i cele, natomiast to co chcemy to nasze zachcianki, potrzeby chwili, utrudniacze, ale też w jakiś sposób dla nas atrakcyjne. Pokażę Wam to na przykładzie:

Jak widzicie jakoś w tym rozróżnieniu możemy również ulokować dylematy moralne. Przecież generalnie chcesz być dobrym człowiekiem, ale czasami pod wpływem chwili, chęci zysku, ale też może strachu, podejmujemy decyzję, dotyczącą zachowania wbrew sumieniu. To oczywiście przykład z zupełnie innej dziedziny, ale chciałem Wam pokazać, że czasami do to chcemy troszkę się rozjeżdża z tym co NAPRAWDĘ chcemy.

O tym, skąd mam wiedzieć czego chcę pisałem w tym wpisie.

Triki zarządzania czasem

Czyli jak zrobić tak, żeby zachcianki nie odciągały nas od marzeń:

1. Zaczynaj od najważniejszego

Temu nawykowi poświęciłem cały ten wpis. Generalnie myśl jest taka, że warto wszystkie nasze zadania, czy to duże, czy małe, należy rangować według ważności i potem zgodnie z tą ważnością je wykonywać. Pamiętaj, że nie ma dwóch równie ważnych zadań (a nawet jak są, to to trudniejsze jest ważniejsze 🙂 )

2. Na każdy dzień planuj jedną rzecz, która koniecznie chcesz zrobić tego dnia

To jest ciekawa porada połączona z tą poprzednią. Generalnie dzień może być bardziej produktywny, jeśli zrobisz w ciągu niego jedną sfinalizowaną rzecz, niż rozpoczniesz 10.

3. Jedna rzecz na raz

Rób jedną rzecz na raz. Jak coś piszesz, to pisz. Jak dzwonisz, to skup się na rozmowie. Jak sprawdzasz pocztę, to sprawdzaj. Uwaga, w niektórych sytuacjach warto robić jeszcze drugą rzecz na raz, ale tylko wtedy, kiedy ta pierwsza jest mało angażująca, niewymagająca dużego skupienia lub automatyczna (np. czekanie, podróżowanie autobusem). Zobacz punkt 13.

4. Nie bój się pracować wolno i ze skupieniem

Czasami mamy taką pokusę, żeby sprawy załatwiać szybko. Raz, dwa, trzy, załatwione. Ja sam przyłapuje się nad tym, że czasami popadam w nadmierny pospiech bez żadnego powodu. To często widać na ulicach dużych miast. Ludzie tam biegają zamiast chodzić i bardzo często ma się wrażenie, że nie ma ku temu żadnego szczególnego powodu. Po prostu chcemy zrobić dużo w krótkim czasie. Ale czasami naprawdę warto zwolnić, skupić się na swojej pracy, wgłębić się w szczegóły. Wtedy okaże się, że naszą pracę nie tylko wykonamy lepiej albo może i nawet szybciej, niż gdybyśmy się spieszyli, ale przede wszystkim będziemy mieć z niej większą satysfakcję, tak jak malarz, który ze spokojem i skupieniem dopieszcza każdy szczegół swojego dzieła.

5. Twórz ciągi nieprzerwanej pracy

Ta porada połączona jest z poprzednią. Nieprzerwane ciągi pracy, których się sztywno trzymamy są bardzo produktywne. Podobnie można planować również kilka spotkań na raz, a nie rozdzielać pracy spotkaniami. Warto planować sobie takie ciągi na 90 minut, po czym zrobić przerwę i znów wracać do pracy. Traktuj taki plan na pracę przez 90 minut jako umowę z samym sobą i nie kończ przed upływem tego czasu, chyba, że…

6. Nie bój się odmawiać, kiedy naprawdę nie możesz, ale też nie bój się pomagać, kiedy tylko wydaje Ci się, że nie możesz

Zauważam też, że czasami bez sensu nadmiernie popadam w takie ciągi pracy i ciężko mnie od nich oderwać, dlatego do jakiegoś czasu pracuję nad tym, żeby kiedy jakiś współpracownik zwróci się do mnie z prośbą o wsparcie, jednak przerwać moją pracę. Jeśli to, o co mnie prosi zajmie mi mniej niż kilka minut (np. przesłanie jakiegoś pliku, udzielenie krótkiej informacji, jakaś porada), to wtedy spełniam prośbę, a jeśli dłużej to zerkam w kalendarz i planuję kiedy mogę to zrobić lub planujemy wspólne spotkanie na ten temat. Po tym mogę z czystym sumieniem wrócić do pracy, a mój współpracownik jest zadowolony i wiem, że będę mógł liczyć na jego pomoc.

7. Zasada 2 minut

W nawiązaniu do poprzedniego triku. Jeśli coś zajmie Ci mniej niż 2 minuty zrób to od razu, a jeśli dłużej, zaplanuj. 2 minuty to na tyle krótko, żeby się oderwać do jakiejś ważnej czynności i do niej bez problemu wrócić, a jednocześnie na tyle długo, żeby zrobić coś, czego nie opłaca się nawet planować (zapisywać). Praktyka pokazuje, że wiele niedokończonych takich małych 2-minutowych spraw może „zaśmiecać” naszą głowę, a w konsekwencji utrudniać działanie. O tym dlaczego zapisywanie uspokaja pisałem tutaj.

8. Jeśli coś Cię rozprasza zapisz to

Znowu w nawiązaniu do poprzedniego punktu. Czasami, w trakcie pracy coś nas rozprasza, przypomną się jakaś inna sprawa do zrobienia, jakiś ciekawy film do obejrzenia, telefon do wykonania itp. Czasami lepiej przerwać na chwilę pracę i zapisać to co nas rozprasza, żeby potem do tego wrócić, niż pozwalać swojemu umysłowi na krążenie wokół tej sprawy, ponieważ może to odciągać go (czyli umysł) od sprawy, nad którą pracujemy. Zazwyczaj pracując przed komputerem cały czas mam otwarty plik z planem operacyjnym (do pobrania tutaj). W tym pliku mam pole do zapisywania zarówno spraw pilnych, jak i tych mniej pilnych oraz takich w ogóle nie pilnych, ale inspirujących, o których chciałbym pamiętać. Zapisuje i szybko wracam do pracy.

9. Wyznaczaj terminy na wszystko

Wyznaczanie terminów związane jest z tym, że bardzo nie lubimy spraw niedokończonych, ponieważ obciążają one nasz układ poznawczy (pisałem o tym więcej tutaj). Kiedy się wiec z kimś umawiasz, albo nawet z samym sobą, bardzo dobrym pomysłem jest konkretne ustalenie kiedy (lub do kiedy, ale ja wolę ustalać kiedy) coś zrobimy (zrobię). Umawianie się z kimś, że zrobimy coś „później”, „kiedyś” lub „w najbliższym czasie” jest zazwyczaj nie skuteczne.

10. Ustal plan spotkania i godzinę zakończenia

Powyższa zasada ma również bardzo dobre zastosowanie jeśli chodzi o ustalanie terminów zakończenia spotkania. Ile to razy umawiałeś się z kimś na jakieś robocze spotkanie, które później niepotrzebnie i nieproduktywnie przedłużało się w nieskończoność. Zwłaszcza jeśli umawiamy się na spotkania z bliskimi współpracownikami (których i tak zazwyczaj widzimy codziennie), poza oczywiście ustaleniem godziny rozpoczęcia spotkania, koniecznie należy ustalać godzinę zakończenia, a w ogóle najlepiej cały plan spotkania, czyli konkretne sprawy, które chcemy w trakcie tego spotkania opracować. Jeśli pracujecie nad jakimś ważnym projektem i nie zdążyliście zrobić wszystkiego co chcieliście, a czas spotkania już minął, to może o wiele efektywniej będzie, jeśli na dziś to już skończycie, a do sprawy powrócicie jutro?

11. Mail i Facebook tylko w wyznaczonych godzinach

Albo nawet nie chodzi o konkretne wyznaczone godziny, ale raczej o to, żeby to robić w drugiej kolejności wobec spraw ważniejszych. Po prostu nie ma sensu zaczynać dnia od sprawdzenia poczty, bo może nas przywalić tyle spraw, że będziemy na nie odpowiadać, przez pół dnia. Lepiej zacząć dzień od czegoś ważnego, co mieliśmy zaplanowane dzień wcześniej. Skończyć to, sprawdzić maila, jeśli sprawa jest szybka i prosta odpowiedzieć, a jeśli nie, to zaplanować działanie np. na jutro rano, kiedy będziemy wypoczęci.

W tym triku chodzi również o to, żeby ciągle nie siedzieć i klikać „odśwież”, z myślą że ktoś coś do mnie napisał, albo że przez ostanie 15 minut na Facebooku pojawiło się coś kluczowego. Odnośnie samego Facebooka to warto również zaplanować sobie czas na korzystanie z niego z wyraźnym planem zakończenia, bo jak pewnie wiesz skrolowanie potrafi wciągać. Moim zdaniem 15 minut dziennie wystarczy. Zresztą polecam ustawienie sobie fanpage, które w szczególności Cię interesują (a mam nadzieję, że takim jest fanpage mojego bloga), tak, żeby w pierwszej kolejności pojawiały się w Twoim feedzie. Na fanpagu klikasz Obserwowanie -> Wyświetlaj najpierw. Sprawdzasz tym sposobem najwazniejsze dla Ciebie sprawy i już nie musisz skrolować.

12. Mail i Facebook tylko na komputerze

W moim przypadku jest to akurat bardzo ważne, ponieważ za pośrednictwem tych dwóch narzędzi załatwiam bardzo dużo spraw służbowych. Przyznam się szczerze, że nie zawsze mi to wychodzi i często sprawdzam Facebooka za pomocą telefonu (maila może rzadziej, no chyba, że siedzę na jakimś nudnym szkoleniu lub spotkaniu). Niestety skutkuje to tym, że bardzo często wiele ważnych spraw mi umyka, ponieważ przeczytam i od razu zapomnę. Kiedy sprawdzam te narzędzia na komputerze, wtedy od razu mogę zająć się sprawą: odesłać komuś plik, zaplanować jakieś spotkanie lub działanie i wpisać je w kalendarz. Oczywiście u Was może to wyglądać troszkę inaczej i może używanie maila i Facebooka za pomocą telefonu nie zmniejsza Waszej skuteczności.

Warto jednak pomyśleć również o tym, że ciągłe sięganie po telefon bywa irytujące dla rozmówców, zwłaszcza kiedy jesteśmy na ważnym spotkaniu, z rodziną lub na randce (nie mówiąc już o tym, że może być po prostu niehigieniczne kiedy z przyzwyczajenia sięgamy po telefon w toalecie, a przyznajcie, że pewnie macie takie pokusy). Lepiej więc starać się w ogóle ograniczać ciągłe sprawdzanie co nowego za pomocą telefonu.

13. Wykorzystuj luki czasowe

Czy myśleliście kiedyś o tym, żeby robić coś innego np. stojąc w kolejce do kasy w supermarkecie, w komunikacji miejskiej albo nawet przy codziennym korzystaniu z komputera (np. uczyć się języka obcego). W tym wpisie dokładnie opisałem jak ja to robię.

14. Dłuższa praca nie oznacza zrobienia więcej

No właśnie. Nie zawsze jest tak, że 14. godzinna Twojej pracy wniesie coś sensownego. Może o wiele lepiej będzie zakończyć na dziś i wrócić do tego jutro. Dobre zarządzanie czasem to również planowanie czasu na odpoczynek i budowanie relacji z najbliższymi.

Mam nadzieję, że przydadzą się Wam zebrane tutaj triki. Ja staram się je stosować (choć oczywiście, nie zawsze mi to wychodzi, a zwłaszcza np. odnośnie punku 14.) i widzę dobre tego skutki. Zapraszam do dzielenia się w komentarzach innymi ciekawymi pomysłami na zarządzenie czasem i swoimi uwagami.