Skończ sprawę albo skończ ze sprawą

Nie lubimy spraw niedokończonych. Lubimy sprawy zamknięte, a jeśli takie nie są nasz umysł domaga się ich dokończenia, w innym przypadku nie daje nam spokoju.

Pisałem już o tym dla Was w wpisie dotyczącym marzeń (właśnie takie „trzymanie spraw w umyśle” jest jedną z najważniejszych funkcji marzeń dziennych) oraz w wpisie dotyczącym tego, że spisywanie rzeczy do załatwienia uspokaja, ponieważ właśnie odciąża nasz umysł od „trzymania ich”. Myślę, jednak, że powinienem wspomnieć również o tym, że oprócz skończenia sprawy możemy również skończyć ze sprawą, a najgorszą rzeczą jaką możemy zrobić z każda sprawą to nic (czyli odkładanie).

Już na początku XX wieku Kurt Lewin, niemiecki psycholog (właściwie Lewin urodził się w rodzinie żydowskiej w Mogilnie na terenie ówczesnych Prus, ale umarł jako obywatel Stanów Zjednoczonych) i jeden z pionierów i ważniejszych postaci rozwoju psychologii zauważył, że motywacja wzbudzona do wykonania jakiegoś zadania wzbudza system napięć, które zostają rozładowane w momencie, kiedy zadanie zostanie wykonane. Pojawianie się tego specyficznego systemu napięć ma oczywiście swoje duże motywacyjne (a nawet ewolucyjne) znaczenie i służy temu, żebyśmy po prostu realizowali ważne dla nas sprawy (np. zdobywanie żywności). W literaturze psychologicznej bardzo często znajdziecie opisy dwóch eksperymentalnych potwierdzeń tego zjawiska opisane przez doktorantki Lewina z Rosji: Blumę Zeigarnik oraz Marię Owsiankinę. Zeigarnik zauważyła, że to napięcie powoduje, że lepiej pamiętamy informacje związane z zadaniem niedokończonym, niż dokończonym, a Owsiankina zauważyła, że kiedy jest to możliwe, spontanicznie wracamy do niedokończonego zadania. Wyobraź sobie, że robisz coś bardzo wciągającego (np. piszesz wpis na bloga), a ktoś do Ciebie przychodzi i prosi, żebyś pozmywał naczynia. Nawet jeśli bardzo lubisz zmywać naczynia, to i tak robisz to z niechęcią, w czasie mycia cały czas myślisz o niedokończonym wpisie, a po zakończeniu zmywania starasz się jak najszybciej wrócić do pisania (ja mam tak z pisaniem, ale na pewno Ty też doświadczasz tego z innymi czynnościami). Późniejsze badania wykazały też, że to napięcie można zredukować również poprzez wykonywanie zadań zastępczych (czy nigdy nie sprzątałeś/aś mieszkania akurat w czasie sesji?) (Kofta, Doliński, 2008).

Popularna metoda zarządzania czasem GTD (Getting Things Done) w bardzo dużym uproszczeniu (ponieważ jest to trochę bardziej skomplikowane, ale nie o tym chcę tutaj pisać) mówi nam o tym, że kiedy mamy jakąś sprawę (np. mail w skrzynce odbiorczej) powinniśmy podjąć jeden z trzech kroków:

1. Zrobić (np. odpisać, wysłać to o co nas proszą itp.)

2. Zaplanować (tzn. odłożyć na później, ale z konkretnym planem)

3. Odrzucić (np. spam)

Oczywiście jest to pewne uproszczenie zarówno metody GTD jak i samej rzeczywistości, ale chcę Wam pokazać, że my bardzo często wybieramy 2. albo trafniej nawet moglibyśmy stwierdzić, że wybieramy odłożenie sprawy na bliżej nieokreślone „później” (w kulturze hiszpańskojęzycznej tzw. mañana, szerzej opisywane pod już naukowym terminem prokrastynacja, która swoją drogą mam wrażenie, że w niektórych kulturach organizacyjnych urosła do miana problemu zbliżonego rangą do np. nadużywania alkoholu).

Chcę Wam jednak pokazać to uproszczenie z jedną myślą: odkładanie spraw na „bliżej nieokreślone później” jest dla nas bardzo psychicznie obciążające. Nie chodzi to oczywiście o jakieś patologiczne psychologiczne obciążenie, ale po prostu tak działa system poznawczy człowieka. Ten system przygotowany jest do przetwarzania informacji najbardziej potrzebnej w danej chwili. Wynika to oczywiście z faktu, że np. w sytuacji zagrożenia, przewidywanego zagrożenia (gniew szefa) lub po prostu każdej sprawy w jakimś stopniu dla nas ważnej (zwróćcie uwagę, że w gruncie rzeczy każda sprawa, którą się zajmujemy, jest w jakiś stopniu „ważna”, bo gdyby taka nie była, to byśmy się nią nie zajmowali – napisałem ważna w cudzysłowie chcąc podkreślić subiektywizm tej ważności) ważniejsze jest zajmowanie się właśnie tę sprawą, a nie każdą inną. To jest oczywiste, ale bardzo często zapominamy właśnie o tym, że skoro coś jest dla nas ważne, w związku z tym sprawa ta, będzie „przedmiotem zainteresowania” naszego układu poznawczego, dopóki będzie ważna, czyli dopóki jej nie zrealizujemy lub porzucimy jej realizację. Literatura psychologiczna używa tutaj bardzo ciekawego moim zdaniem terminu unmet goals – nieosiągnięte cele. Cele, które są osiągnięte już nas nie motywują, już nie aktywizują organizmu, już nie wymagają energii (ale czy w takim razie słowo „cel” jest tu jeszcze adekwatne?). O wiele lepiej więc z podanych powyżej trzech punktów wybierać 1. lub 3. Kiedy musimy jednak wybrać 2., czyli zaplanować – polecam zaplanować konkretnie i jeszcze lepiej – zapisać to.

Porady praktyczne

Tak więc, co praktycznego wynika z tych naszych rozważań? Spisałem dla Was kilka inspiracji o tym jak w różnych tematach kończyć sprawy lub kończyć ze sprawami.

Sprawy małe:

1. Archiwizuj maile po przeczytaniu/odpisaniu/załatwieniu sprawy. Nie warto zostawiać ich w skrzynce odbiorczej. W skrzynce odbiorczej zostawiam tylko maile dotyczące spraw niedokończonych – zazwyczaj około 5.

2. Skreślanie sprawy wykonanych z listy.  Dobrym przykładem są tutaj codzienne zakupy, gdzie warto skreślać produkty włożone do koszyka. Oczywiście czasami jest problematyczne skreślanie każdego produktu, po włożeniu go do koszyka, ale zwróćcie uwagę, że jeśli go nie skreślicie, to będziecie go za każdym razem czytać spoglądając na listę. Może nie jest to trudne przy kilku produktach, ale robi się problematyczne przy liczbie przekraczającej 10.

3. Pudełko na przedmioty do sprzątnięcia. Czy czasami nie zdarza się Wam tak, że macie w domu lub w pracy mnóstwo różnych drobnych (i nie tylko drobnych) przedmiotów, które przenoszone są z miejsca na miejsce i nie chcecie ich wyrzucać, ale też nie macie głowy żeby je gdzieś sensownie umieścić? Oczywiście te przedmioty mogą być różne w zależności od Waszej pracy, czy stylu życia, np. u mnie są to takie przedmioty jak: spinacze biurowe, kartki z notatkami, obrazki, znalezione drobiazgi, książki, kupony na różne usługi, które dostałem na jakiejś promocji, pocztówki, długopisy, teczki, ulotki, smycze z konferencji, a nawet jakieś śrubki, gwoździe i druty (oczywiście nie wszystko na raz). Nie chcę się tego pozbywać, ale nie mam też głowy do tego, żeby codzienne zajmować się takimi sprawami. Wymyśliłem więc taki pomysł, że umieszczam te przedmioty w pudełku po butach i kiedy mam więcej czasu lub przy okazji sprzątania umieszczam wszystko na swoim miejscu. W dniu pisania tego wpisu moje pudełko wygląda tak:

Sprawy średnie

1. Finalizuj kontakt. Jeśli Twoja praca polega na wykonywaniu w miarę powtarzalnych czynności (np. obsługa klienta lub sprzedaż) związanych z kontaktem z innymi, warto pamiętać, żeby każdy kontakt domknąć. Chodzi mi o coś takiego, że często przebieg kontaktu z klientem/potencjalnym klientem wygląda mniej więcej tak: „Proszę zadzwonić w piątek”. Dzwonisz w piątek – nie odbiera. Dzwonisz w poniedziałek, prosi o maila. Piszesz maila. Dzwonisz we wtorek, a osoba twierdzi, że nie dostała maila. Wysyłasz jeszcze raz. Myślisz sobie: on mnie nie lubi. Może naprawdę Ciebie nie lubi, nie lubi Twojej firmy i nic nie chce od Ciebie kupić, ale może być też tak, że ma mamę w szpitalu i naprawdę nie ma głowy do transakcji z Tobą. Co wiec zrobić: sfinalizuj, tzn. zapytaj o co chodzi: czy chce, czy nie? Jeśli powie, że tak to umów się na konkret. Jeśli nie, to ładnie podziękuj i ew. zaproponuj kontakt za 2 miesiące. Jak to mówią: „wóz, albo przewóz”, „w tę, albo w tę”, a Ewangelia, może troszkę w innym kontekście, ale napomina nas: Niech wasza mowa będzie: Tak, tak; nie, nie. (Mt 5, 37)

2. Finalizuj projekt. Sytuacja podobna do poprzedniej. Zwróćcie uwagę jak wiele spraw się nam ciągnie i ciągnie. Jeśli chcesz mieć spokój to masz dwa wyjścia skończ tę sprawę albo skończ z tą sprawą. Zrób coś do końca albo przestań się tym w ogóle zajmować. Jak to zrobić opisuje w moim darmowym e-booku, który możesz pobrać tutaj.

3. Umawiaj się na konkrety

Nie chodzi tutaj tylko o brak zdecydowania, ale o finalizowanie umów. Prosty przykład z dziedziny relacji: chłopak chce się umówić z dziewczyną i mówi:

Zły przykład:

Może kiedyś spotkamy się na kawę? Dziewczyna odpowiada: Może kiedyś.

Dobry przykład:

Może spotkamy się we wtorek o 19:00? Dziewczyna odpowiada: Tak (może tez odpowiedzieć NIE, ale wtedy sprawę też już masz sfinalizowaną).

4. Wzywaj do konkretnego działania

Przykład podobny do poprzedniego, ale opiszę go bardziej w kontekście sprzedaży, a zwłaszcza sprzedaży w Internecie. Wyobraź sobie, że masz super produkt, bardzo ładnie wygląda na reklamach, bilbordach, zdjęciach i ludzie chcą go kupić, ale nie wiedzą co mają zrobić. Dlatego bardzo często w przekazie reklamowym i już w samych sklepach masz konkretne wezwania do działania służące sfinalizowaniu transakcji sformowane w trybie rozkazującym liczby pojedynczej: Dodaj do Koszyka, Kup, Czytaj Więcej itp. Zwróćcie uwagę na wezwanie do działania, które jest w nagłówku mojej strony: Pobierz darmowy e-book, POBIERZ TUTAJ. Konkretne wezwanie do konkretnego działania, w widocznym miejscu i opisem akcji, którą trzeba zrobić. Gdybym napisał coś w stylu: jeśli chcesz pobrać mojego e-booka to napisz mi maila, albo zrób coś jeszcze bardziej angażującego, to, prawdopodobnie współczynnik konwersji (czyli w skrócie procent sfinalizowanych spraw w stosunku do spraw niesfinalizowanych) spadłby o jakieś 90%.

Sprawy duże

Tutaj taki przykład może trochę bardziej jako inspiracja niż wezwanie do konkretnego działania, ale jak najbardziej do takiego działania zachęcam. Jarome Singer (1980) w pierwszej książce naukowej dotyczącej marzeń dziennych przetłumaczonej na język polski pisze, że bardzo często nasze marzenia dotyczą spraw powracających od wczesnego dzieciństwa. Może nawet nie do końca chodzi o to, że będąc dzieckiem marzyłeś o tym, żeby zostać podróżnikiem, a teraz pracujesz w gazecie sportowej, a chęć bycia policjantem uważasz za dziecięcą fantazję. Bardziej może chodzić o pewien wzorzec, coś co jest jakby „pod” Twoimi marzeniami z dzieciństwa i obecnymi. Może np. „pod” Twoimi marzeniami kryje się pragnienie stawiania wyzwań w pracy nad swoim ciałem i pokonywanie ograniczeń swojego ciała – kiedyś Twoje marzenia nabierały kształtu podróżowania, a dziś realizujesz je pisząc o nadzwyczajnych wyczynach sportowców. Ale może być też prościej: przez całe życie marzyłeś o byciu dziennikarzem, bo bardzo lubisz rozmawiać z ciekawymi ludźmi, no i jesteś dziennikarzem. Piszę o tym w kontekście finalizowania spraw, bo może jest tak, że gdzieś głęboko w Tobie są marzenia, które są jeszcze niesfinalizowane? Może już o nich zapominasz? Może właśnie to nie daje Ci spokoju?

Zapraszam do krótkiego ćwiczenia:

1. Spisz swoje obecne marzenia. Bez żadnego kategoryzowania i wymyślania. Po prostu to co Ci przychodzi do głowy.

Ok, a teraz:

2. Spisz wszystkie swoje marzenia, które miałeś w dzieciństwie. Zapewne coś pamiętasz. Jeśli nie, to może warto pogadać z rodzicami lub przyjaciółmi z dzieciństwa. Jeśli dalej niewiele przychodzi Ci do głowy, to zastanów się czy w dzieciństwie lub młodości robiłeś jakieś fajne rzeczy i realizowałeś hobby? Czy może rozpocząłeś wtedy jakieś projekty, których nie dokończyłeś do dziś (ja np. zacząłem kiedyś budować model średniowiecznego grodu z wykałaczek).

3. Kiedy to już spiszesz, przeanalizuj obydwie listy. Co jest w nich wspólnego? Co się pod nimi kryje? Jakie Twoje motywy, wartości i pragnienia?

4. Ostatnie zadania: zastanów się, czy coś z Twoich marzeń z dzieciństwa możesz wdrożyć w dzisiejszym życiu. Nie chodzi, żeby wdrażać to dosłownie (chociaż może warto dokończyć ten model grodu, np. z własnym dzieckiem – ja akurat przekazałem niedokończony model dla dzieci w świetlicy, które wykorzystały go w tworzeniu makiety z zabytkami naszego regionu), ale może coś małego zmienić w życiu, dodać coś z dziecięcych fantazji, np. chęć pomocy innym, prostotę, chęć budowania Wielkich Dzieł?

Podsumowując

Z każdą sprawą możesz zrobić 3 rzeczy:

1. Sfinalizować (skończyć sprawę)

2. Odłożyć na później

3. Odrzucić (skończyć ze sprawą)

W tym wpisie chciałem Was przekonać, że warto wykonywać czynność 1. lub 3., a kiedy nie możemy czegoś w danej chwili wykonać i musimy (chcemy) to odłożyć to zróbmy to w sposób konkretny: tzn. zaplanujmy, kiedy i jak to zrobimy – takie działanie jest też w pewnym sensie zamknięciem sprawy. Najgorsze co możemy zrobić, to odkładać na nie wiadomo kiedy. To źle służy i nam i ludziom wokół nam.

Spisałem dla Was tutaj tylko kilka przykładów i inspiracji, bo chcę Wam po prostu pokazać, że lepiej się czujemy, kiedy sprawy finalizujemy, niż kiedy odkładamy. Na pewno w swoim życiu macie dużo przykładów, które moglibyście tutaj podać. Zapraszam do dzielenia się komentarzami i uwagami.

Bibliografia

Kofta M., Doliński D (2008). Poznawcze podejście do osobowości. W: J. Strelau (red.) Psychologia. Podręcznik akademicki. Gdańsk: GWP.

Singer J.L. (1980). Marzenia dzienne. Przeł. R. Zawadzki. Warszawa: PWN.