Często bywa tak, że wiemy co chcemy zrobić (mamy cel i wizję), wiemy co w związku z tym mamy zrobić (tj. np. spisaliśmy plan), ale nie za bardzo wiemy co dalej. Czyli po prostu jak zacząć działanie. W tym wpisie przedstawię Wam jedną prostą metodę inspirowana 3. nawykiem skutecznego działania Coveya, ale również własnym doświadczeniem.
Ta zasada brzmi:
Zaczynij od najważniejszego.
Pewnie znacie krążącą gdzieś historię o profesorze, który chcąc pokazać swoim studentom o co chodzi w zarządzaniu czasem i jak zacząć działanie, zademonstrował im szklane naczynie. Do naczynia najpierw włożył duże kamienie:
i zapytał, czy naczynie jest pełne. Oczywiście studenci powiedzieli, że tak.
Następnie wykładowca do pojemnika dosypał drobniejszych kamieni i wstrząsną nim tak, że wszystko dokładnie się ułożyło i znowu zapytał, czy pojemnik jest pełny. Studenci stwierdzili, że teraz jest, choć kilku z nich domyśliło się już o co chodzi i stwierdziło, że jeszcze nie.
Profesor wyciągnął więc spod biurka worek z piaskiem i wsypał do pojemnika dokładnie go wstrząsając. Znowu zapytał, czy pojemnik jest pełny, na co wszyscy definitywnie stwierdzili, że tak, za wyjątkiem tylko kilku sceptyków.
Wykładowca ostatni raz zadziwił wszystkich wyciągając spod biurka dzbanek z wodą i wlewając go do naczynia. Błoto powstałe z wymieszania wody i piasku bardzo szczelnie wypełniło całe naczynie.
Już pewnie wiecie, o co chodzi, ale spróbujmy wyobrazić sobie teraz, co by się stało, gdybyśmy do pojemnika wkładali te rzeczy w odwrotnej kolejności.
Najpierw woda:
do tego wsypujemy piasek. Oczywiście woda się wylewa, nawet jak wsypiemy tylko trochę piasku.
Do tego wsypujemy małe kamienie. Oczywiście wylewa się jeszcze więcej wody i błota i wszystko dookoła jest zachlapane i pobrudzone, nawet jeśli robimy to bardzo ostrożnie.
I teraz czas na finał – wrzucamy do tego duże kamienie:
Wyobrażacie sobie, co się dzieje: nie dość, że wszędzie jest brudno, to nie wszystkie kamienie się mieszczą – wniosek, nie ogarniamy najważniejszych spraw, a te drobne się nam rozsypują.
Więcej o tym, jak działać skutecznie i żyć z innymi znajdziecie w moim podręczniku:
Jak Uczyć Skuteczności
Wynika więc z tego oczywista sprawa dotycząca tego jak skutecznie zacząć działanie: działanie warto rozpoczynać od spraw najważniejszych. Przyjrzyjmy się więc, co to może znaczyć w codziennej praktyce:
1) Kiedy planujesz swoje życie i zastanawiasz się nad celami, zaczynaj od tego, co jest dla Ciebie najważniejsze
O tym jak to konkretnie zrobić pisałem tutaj.
2) Pamiętaj, że pilne to nie znaczy ważne
Czasami myślimy o tym, że coś jest ważne, ponieważ jest pilne. Np. dzwoni telefon i masz poczucie, że musisz go odebrać. Ale wyobraź sobie, że negocjujesz najważniejszy kontrakt w Twoim życiu z największym klientem w branży i właśnie dzwoni telefon. Jeśli nie spodziewasz się telefonu od rodzącej żony, to prawdopodobnie wcale nie będziesz uważał, że to jest ważne.
Być może znacie ten prosty schemat zwany Macierzą Eisenhowera (czasami również Coveya, ponieważ została spopularyzowana dzięki jego książce: 7 nawyków skutecznego działania). Ten amerykański wojskowy i prezydent zwracając się do Światowej Rady Kościołów w roku 1954 zacytował pewnego dyrektora szkoły (niestety nie wiadomo do końca kogo miał na myśli):
I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.
Może to ma mniejsze znaczenie czyja to myśl, choć zawsze staram się zwracać uwagę na źródła, które cytuję, ale wyraża ona bardzo ważną myśl: jeśli coś jest pilne, nie koniecznie jest ważne, a sprawy ważne (albo nawet najważniejsze) nigdy nie są pilne, ale powinny być systematycznie, planowo budowane. Ta myśl na stale zagościła w różnych kanonach i podręcznikach zarządzania czasem i bardzo często prezentowana jest w formie takiej macierzy:
Czasami przez natłok spraw po prostu nie mamy czasu się zastanowić nad tym, co jest najważniejsze. To wprost powiązane jest z tym, że każde działanie warto zacząć od ustalenia priorytetów. Poświęć czas na zastanowienie się nad tym co w Twoim życiu, w danym projekcie, czy w dniu dzisiejszym jest najważniejsze. I od tego zaczynaj. Jeśli tego nie zrobisz, to pilność spraw może przysłonić Ci ich prawdziwą ważność i znaczenie.
3) Zadaj sobie pytanie o kluczowe elementy
A w szczególności planując realizację projektu lub rozkręcenie biznesu. Możesz posłużyć się takimi pytaniami pomocniczymi:
– co jest niezbędne?
– wśród spraw niezbędnych co jest najważniejsze?
– wśród spraw najważniejszych, które są najpilniejsze?
Tak uproszczając: muszę to zrobić
np. żeby otworzyć sklep z butami, muszę mieć buty i miejsce, gdzie mogę je sprzedawać (start-upowcy nazywają to minimalnie funkcjonalnym produktem – żeby sprzedawać buty sportowe, nie musisz budować fabryki, możesz po prostu kupić parę w pobliskim sklepie i pójść na siłownie i spróbować je komuś tam sprzedać. Kto wie, czy z czasem nie będziesz musiał zbudować fabryki, bo Twoja sieć sprzedaży obuwia sportowego w siłowniach będzie miała tak dużo zleceń?)
Dalej zapytaj się:
– co poza sprawami niezbędnymi jest znaczące?
– wśród spraw znaczących co jest najważniejsze?
– wśród spraw znaczących, które są najpilniejsze?
Uproszczając: chcę to zrobić
np. znaczące jest to, żeby sklep się wyróżniał wśród konkurencji, pomysł sprzedawania butów na siłowni już jest wyróżniający, bo nikt mi nigdy nie proponował zakupu butów na siłowni, ale jak w takim razie przekonać klientów, może jakieś specjalne buty do ćwiczenia na siłowni? albo sprzedaż razem z karnetem? albo prowizja dla trenerów, którzy tam pracują?
– co poza sprawami niezbędnymi i znaczącymi mogą byś jeszcze sprawy, które po prostu możesz zrobić, ale które nie są ani niezbędne, ani znaczące, ale może coś poprawią, lubisz je, mogą być fajne (czyli budujące motywację wewnętrzną)
Upraszczając: mogę to zrobić
np. moja sprzedaż butów na siłowni będzie połączona z rozdawaniem ulotek informacyjnych dotyczących zdrowego stylu życia i dbania o zdrowie
4) Zaczynaj dzień od najważniejszego
Przychodzisz do pracy i wiesz, że masz do zrobienia bardzo dużo rzeczy. Na pewno rano jesteś bardziej wypoczęty i Twój umysł pracuje sprawniej niż po południu (nawet jeśli rano nastrój może być nieco obniżony, jak pokazują badania <zob. Goryńska, Ledzińska i Zajenkowski, 2011> oczywiście pod tym względem się różnimy, ale generalnie rano lepiej się pracuje, również za sprawą większej ilości światła, co ma znaczenie zwłaszcza w zimie). Jeśli nie za bardzo wiesz, co jest tą najważniejszą sprawą to zadaj sobie inne pytania (w takiej kolejności):
– co jest najtrudniejsze ze spraw, które mam do zrobienia dziś?
– co zajmie mi najwięcej czasu?
– czego najbardziej nie chcę mi się robić?
– co przyniesie największe korzyści?
Prawdopodobnie, sprawy, które wymienisz odpowiadając sobie na te pytania są właśnie tymi najważniejszymi. Zwróć też uwagę, że nawet jeśli nie jest to najważniejsze, ale zaczniesz dzień o czegoś co jest trudne, czasochłonne i czego Ci się nie chce, to prawdopodobnie i tak zrobisz to sprawniej i lepiej, zaczynając to o godz. 8:00, niż o 15:00 po 4 kawach.
Również, przy planowaniu dnia możesz posłużyć się schematem: muszę, chcę, mogę. Oczywiście jest to pewne uproszczenie, ponieważ wszystko co robisz może być Twoim „chcę”, ale np.
Muszę odebrać dzieci z przedszkola.
Chcę pójść z żoną na zakupy.
Mogę pójść z kumplami na piwo.
(a może u Ciebie jest: Mogę odebrać dzieci, Muszę iść na zakupy, Chcę iść z kumplami).
Chodzi o to, że muszę to Twój priorytet. Chcę to zazwyczaj plan na czas wolny, a mogę to coś dodatkowego, ale jak tego nie zrobisz to nic się nie stanie. Nie będziesz czuć wyrzutów sumienia jak tego nie zrobisz.
5) A może zrób coś przed śniadaniem?
Pewnie uważasz, że śniadanie to coś ważnego. Nawet jeśli rzeczywiście nie skupiasz się zbytnio na jedzeniu śniadania, bo nie masz czas, to i tak pewnie często słyszysz, że śniadanie to najważniejszy posiłek dziennie, bo jest on najpełniej wykorzystywany przez organizm. Mi szczerze czasami nie chce się jeść śniadań (po prostu nie jestem rano głodny), ale czasami się trochę przymuszam wiedząc, że po śniadaniu się lepiej pracuje. Ale czasami stosuję również pewną ciekawą technikę: robię ważne rzeczy przed śniadaniem, a później w spokoju zjadam śniadanie.
Oczywiście czynność wykonywana przed śniadaniem nie może być bardzo czasochłonna, tak, żeby śniadanie jeść np. dopiero ok. 14. Technikę tę trzeba też dostosować do Twojego stylu życia i pracy. Nie namawiam Cię do pisania przed śniadaniem 1000 słów jak Jack London (chociaż tak naprawdę to nie jest dużo, ok. 2 stron A4, ten wpis ma ok. 1500 słów, a tak swoją drogą pół żartem, pół serio zastanawiam się, czy Londonowi liczenie słów nie zajmowało dłużej niż samo ich pisanie, przecież on tworzył jeszcze przed epoką komputerów. Znając troszkę jego życiorys i twórczość myślę, że na pewno wymyślił na to jakiś racjonalizatorski pomysł, tak jak jeden z jego najbardziej znanych bohaterów pracując w hotelowej pralni miał zaplanowany każdy ruch ręką, tak, żeby nie wykonywać ich zbędnie i pracować maksymalnie wydajnie.), ale może np. przed śniadaniem możesz:
– nauczyć się 5 obcych słówek,
– oddać się krótkiej lekturze Pisma Świętego
– sprawdzić, kto ze znajomych ma dziś urodziny i wysłać mu życzenia poprawiających poranny nastrój i Tobie i jemu
Takie działanie, czyli wiązanie czynności z już nawykowo wykonywanymi czynnościami w ciągu dnia to jedna z lepszych metod kreowania nowych nawyków.
Czy macie jeszcze jakieś pomysły jak w praktyce działania wdrażać zasadę zaczynania od najważniejszego albo jak zacząć działanie, kiedy właśnie nie wiemy jak? Zapraszam do dyskusji w komentarzach.
Bibliografia:
Covey S. (1996). 7 nawyków skutecznego działania. Warszawa: Medium.
Link do księgarni, to linki afiliacyjny -> jeśli kupisz książkę po kliknięciu część pieniędzy trafi do mnie.
Eisenhower D (1954). Address at the Second Assembly of the World Council of Churches, Evanston, Illinois. August 19 http://www.presidency.ucsb.edu/ws/?pid=9991 [Dostęp 2018-01-21]
Goryńska M., Ledzińska E., Zajenkowski M. (2011). Nastrój. Modele, geneza, funkcje. Warszawa: Wydawnictwo UW.
